Formatura à vista!

Todo fim de ano a história se repete: as escolas têm turmas de formandos para colar grau. Sejam alunos encerrando o ensino, básico, o fundamental II ou o médio, turmas e mais turmas querem comemorar o encerramento de uma etapa certamente trabalhosa. E é merecido comemorar numa cerimônia!

E isso gera uma correria por parte das escolas, atrás de um lugar para a realização desta cerimônia. Algumas escolas têm estrutura adequada em suas próprias dependências, mas a maioria carece deste espaço, precisando locar um salão de festas para graduar seus alunos e receber confortavelmente seus parentes e demais convidados.

No início, é o agendamento

Se toda escola já sabe que, no final do ano, haverá uma formatura (talvez até duas ou três, se ela tiver da pré-escola até o ensino médio), então não há argumentos para demorar a agendar o uso de um salão. Ora, todo início de ano letivo já nasce com um agendamento de toda a vida escolar, então a data da formatura já é conhecida desde os primeiros dias do ano. Não adianta deixar para depois.

Fim-de-ano-muitas-escolas-alugam-salões-para-formaturas.“Mas por que não providenciar o lugar lá pelo meio do ano, por exemplo?” Por motivos simples. Quantas escolas existem em sua cidade – e destas, quantas possuem o próprio espaço para eventos? Sim, são muitas escolas, e muito poucas têm esse espaço. Resumindo a ópera: a concorrência pelos salões vai ser altíssima, disputada a tapas e confusão. O período considerado “fim de ano” é relativamente curto (em geral, final de novembro e início de dezembro), e é comum ver vários salões de festas sendo utilizados nos mesmos dias e horários para formaturas escolares por toda a cidade. Isso comumente se estende por vários finais de semana seguidos. E mais: algumas escolas ainda requerem o espaço no dia seguinte para a realização de uma festa (baile, coquetel…) para comemorar a graduação de seus alunos! Isso faz co quem o salão fique retido para mesma escola por dois dias seguidos (quase sempre são os finais de semana). Nesses casos, nada de uma escola colando grau hoje e a outra amanhã.

O ouro motivo é a ineficiente barganha de preço nessa época. É comum no Brasil que se espere um tempo maior para fechar negócio, achando que quanto mais ele demorar, mais o prestador do serviço vai baixar seu preço na tentativa de fechar o contrato mais rapidamente. Ledo engano nesse caso dos salões… Se a procura estará naturalmente alta, o proprietário provavelmente vai até querer subir o valor! É a lei da oferta e da procura: quanto mais procura, mais o preço sobe. E com tanta gente procurando o salão para a mesma data, nenhum proprietário fará “pré-reservas”: o que fechar negócio primeiro, usa o salão naquela data. E fim de papo.

Em seguida, cerimonial e decoração

Salão escolhido e contratado? Ótimo, agora sim a gente pode partir para os detalhes.

É-fundamental-definir-um-pequeno-espaço-para-todos.A primeira coisa a fazer é definir o cerimonial. Se é uma colação de grau, deverá haver uma mesa para acomodar o diretor da escola, orientador pedagógico, coordenadores, etc. (cada caso é um caso). Saiba de antemão quantas pessoas comporão a mesa do cerimonial e providencie uma mesa longa o suficiente para que caibam todas as cadeiras. De acordo com o número de pessoas da mesa, já providencie copos e jarras com água para os mesmos – a cerimônia às vezes é longa e a sede sempre vem.

Pense também na decoração. Essa mesa precisa ser coberta com uma bela toalha, as cadeiras precisam ser confortáveis, Será necessário alguns arranjos de plantas no chão junto à mesa – e talvez ate algum sobre ela, mas que eles sejam pequenos e discretos -, um tapete vermelho para a entrada dos graduandos, etc. Decorações laterais e de teto nem sempre são necessárias, a menos que o salão não esteja com um visual bonito e limpo. Algumas empresas de cerimonial já têm os contatos para todos estes detalhes e fazem um excelente trabalho de assessoria para cerimônias assim; pode ser interessante contratar uma.

Detalhes como os canudos com o diploma simbólico e a escolha dos componentes da mesa podem ser deixados mais para perto da data da cerimônia, mas o que concerne à cerimônia (local e decoração) PRECISA ser providenciado com o máximo de antecedência, para evitar sustos – e principalmente: para evitar que a colação nem aconteça por simples falta de lugar 9vamos combinar: isso ia ficar muito feio na história da escola, não ia?). Por isso, não espere o ano passar, e nem acredite que as outras escolas estão esperando. Saia na frente e garanta o salão que a sua escola prefere!

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